Vous êtes employeur et la gestion de la mutuelle de vos salariés vous semble complexe ? Cet article a vocation à vous guider lors de la mise en place du régime frais de santé ainsi que dans la gestion au quotidien des dispenses d'affiliation.
Les employeurs des cabinets d’avocats ont l’obligation :
- de proposer à tous leurs salariés une complémentaire santé,
- de prendre en charge au moins 50% du coût de celle-ci.
Pour répondre à cette obligation, l’employeur d’une entreprise doit mettre en place la complémentaire santé choisie en la formalisant par un acte juridique (notamment par une DUE).
Cet article est destiné aux employeurs mettant en place une complémentaire santé via une DUE.
Si vous optez pour un autre mode de mise en place, nous vous préconisons de vous rapprocher de votre conseiller habituel.
Dans certains cas bien précis, le salarié pourra être dispensé d’être affilié à la complémentaire santé choisie par son employeur, sans pour autant remettre en cause les avantages fiscaux et sociaux dont ce dernier pourra bénéficier.
Le dispenses et la rédaction de la DUE
Une attention particulière doit être portée par l’employeur lors de la rédaction de la DUE.
Les modèles de DUE présents sur les Espaces Personnels KERIALIS précisent les différents types de dispenses.
- Les dispenses ci-dessous s’appliquent même si elles ne sont pas mentionnées dans la DUE, ce sont les dispenses dites de plein droit :
Si vous souhaitez informer de manière optimale vos salariés, vous pouvez faire figurer ces dispenses dans la DUE.
- Ces autres cas de dispenses sont à la discrétion de l’employeur et doivent être incluses dans la DUE pour que le salarié puisse s’en prévaloir :
Le conseil KERIALIS
Limiter le nombre de cas de dispenses d’affiliation possibles dans le DUE.
Pourquoi ? La multiplication des hypothèses de dispenses entraînera autant de demandes de justificatifs à réclamer et à conserver par l’employeur.
La gestion au quotidien des dispenses d'affiliations
La DUE rédigée et remise à vos salariés, vous devrez gérer les demandes de dispenses d’affiliation des salariés. Pour vous prémunir d’un redressement URSSAF, deux étapes devront être respectées :
- L’employeur doit demander au salarié les justificatifs correspondants (ex : attestation d’assurance individuelle).
- La demande de dispense d’affiliation du salarié est à son initiative réalisée par écrit (via un formulaire type ou une déclaration sur l’honneur).
La demande de dispense d’affiliation réalisée par le salarié
Cette demande de dispense d’affiliation fournie par l’employeur doit permettre au salarié de connaître les conséquences de sa renonciation au bénéfice de la complémentaire santé, c’est-à-dire renoncer :
- À la portabilité des droits pendant 12 mois maximum en cas de chômage indemnisé,
- Au versement des prestations du régime en cas de maladie ou d’accident,
- À tout remboursement au titre dudit régime en cas de frais de santé ou d’hospitalisation,
- À la part patronale des cotisations,
- Au maintien des garanties collectives au titre d’un contrat individuel à la suite de la fin de la période de 12 mois de portabilité des droits.
Les pièces justificatives fournies par le salarié
Le salarié ayant effectué les formalités précitées doit fournir les justificatifs correspondants à son hypothèse de dispenses.
Le conseil KERIALIS
Renouveler tous les ans ou à l’échange de l’autre complémentaire santé les demandes et les justificatifs de dispenses d’affiliation et les conserver pendant au moins 3 mois.
À tout moment le salarié peut revenir sur sa décision et solliciter par écrit, auprès de son employeur, son affiliation à la complémentaire santé qu’il a mis en place au sein de son cabinet d’avocats.
Le conseil KERIALIS
Les salariés devront être affiliés par l’employeur et cotiser à la complémentaire santé dès qu’ils cessent de justifier de leur situation ouvrant droit au bénéfice d’une dispense d’affiliation, ou dès qu’ils ne fournissent plus les justificatifs. Cette affiliation devra être accompagnée de la notice d’information relative à la complémentaire santé et à la DUE.
En cas de contrôle URSSAF, l’employeur doit être en mesure de fournir la demande de dispense rédigée par écrit par le salarié concerné (via un formulaire type ou une déclaration sur l’honneur) ainsi que ses justificatifs (ex : attestation d’assurance individuelle), au risque de ne plus pouvoir bénéficier d’exonérations fiscales et sociales.
Aucune dispense d’affiliation n’est possible concernant le régime de prévoyance.
Pourquoi ? Car la Convention collective nationale des salariés des cabinets d’avocats ne prévoit pas d’hypothèse de dispenses d’affiliation pour les salariés des cabinets d’avocats en matière de prévoyance.