KERIALIS vous explique comment mettre en place les garanties pour assurer ses salariés contre les risques de la vie (santé, prévoyance, retraite, dépendance, etc.).
La mise en place des garanties
1ère étape : la souscription en ligne
L'employeur souscrit à l'offre KERIALIS qui sera la plus adaptée aux besoins de ses salariés.
Si les cabinets ont au moins 50 salariés : information et consultation préalable des représentants du personnel.
2ème étape : la rédaction d’un écrit par l’employeur
Pour mettre en place les garanties proposées par KERIALIS, l’employeur peut procéder :
- Par Décision Unilatérale de l'Employeur (DUE) dans laquelle l’employeur décide seul qui sera l’organisme assureur et quelles seront les garanties collectives dont bénéficieront les salariés.
- Néanmoins, d’autres modes de mises en place existent.
3ème étape : l’information individuelle des salariés
La DUE doit impérativement être remise, contre signature, à chacun des salariés :
- Présents au moment de la mise en place du régime,
- Et à chaque nouvelle embauche.
Dans les structures de moins de 50 salariés, il faut choisir la DUE car elle permet une mise en place facilitée du régime.
Pour des finalités probatoires, utiliser un tableau d’émargement attestant la remise de la notice d’information et de la DUE.
L’employeur dispose également de la faculté de déposer la DUE sur un espace de stockage électronique comme celui utilisé pour les bulletins de paie.
Il devra néanmoins s’assurer que les salariés y aient bien accès.
Les clauses obligatoires d'une DUE
- L’objet du régime mis en place : souscription d’un régime de prévoyance, et/ou de dépendance, et/ou de retraite supplémentaire, de santé, etc.
- La catégorie de bénéficiaires concernée : couvrir certaines catégories objectives (cadres et non-cadres par exemple), ou l’ensemble du personnel, et/ou les ayants droits, etc.
- La date d’effet et la durée du régime mis en place.
- Les modalités de dénonciation du régime.
- La clause de révision de l’organisme assureur (périodicité : tous les 5 ans maximum).
- Le dispositif de portabilité : par exemple en cas de rupture du contrat de travail d’un salarié, ce dernier restera couvert pendant un an maximum.
- Les modalités de résiliation du régime mis en place.
La DUE doit obligatoirement être signée par le représentant légal du cabinet.
En cas de contrôle de l'URSSAF, il est impératif de conserver :
- Un exemplaire de la DUE,
- Et les preuves de sa bonne remise à chaque salarié contre leur signature accompagnée de la notice d’information.
La dénonciation de la DUE : dans quels cas ?
Si l’employeur envisage de modifier l’offre à laquelle il a souscrit ou de changer d’organisme assureur, il aura l’obligation de dénoncer l’ancienne DUE.
Afin d’éviter de dénoncer annuellement, en raison d’éléments susceptibles de changer régulièrement, mettre en annexe :
- Le détail des garanties souscrites,
- Et les taux de cotisation et leurs répartitions entre employeur et salariés.
Pour dénoncer l’ancienne DUE, l’employeur doit respecter un certain formalisme :
1ère étape : informer et consulter les RP (Représentants du Personnel, pour les cabinets d’au moins 50 salariés).
2ème étape : informer individuellement chaque salarié :
- Par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception,
- Ou en déposant la DUE sur un espace de stockage sécurisé (exemple celui des bulletins de paie),
- Ou par la remise de la DUE contre décharge de signature.
Du 30 septembre au 1 janvier, il y a un délai de prévenance de 3 mois minimum à respecter.
Bon à savoir
Vous trouverez des modèles de DUE sur votre Espace Personnel via notre site : kerialis.fr.
Toutefois, nous vous invitons à vous rapprocher de votre conseiller habituel afin d’en assurer leur complétude et, le cas échéant, de les adapter à votre cabinet.